?

Log in

No account? Create an account

Previous Entry | Next Entry

Есть два подхода к внедрению СЭД и других информационных систем – либо очень быстро и на всех сразу, либо начать с пилота, потом добавить еще немного, потом еще и так далее. Именно этот осторожный и постепенный подход доминирует – организация словно пробует новое лекарство и пытается подобрать безопасную дозировку. Вот ведь парадокс – люди хотят перемен, хотят работать с электронными документами, потому что это удобнее, но все еще продолжают докупать лицензии СЭД в гомеопатических дозах.

Царь Митридат и яды
По легенде, понтийский царь Митридат очень боялся, что его отравят, поэтому принимал разные яды в малых дозах, так сказать, в превентивном порядке, постепенно их увеличивая. Доподлинно неизвестно, насколько это сработало, но если верить той же легенде, когда Митридат решил отравиться, яд на него не подействовал и ему пришлось просить своего военачальника заколоть его. Такой способ обезопасить себя от ядов стали называть митридитизацией.
Так же и СЭД, установленная на 5 рабочих местах из нескольких сотен или тысяч в организации, не оказывает существенного влияния на изменение бизнес-процессов в целом. Добавьте потом несколько десятков – снова не будет никакого эффекта. Тем временем люди приспосабливаются к тому, чтобы с новой системой работать по-старому, и когда вы установите ее на все рабочие места, эффект от инноваций будет не таким сильным, каким он мог бы быть. Ваши старые бизнес-процессы адаптируются к появлению новой системы и успешно ее переварят.

Постепенный подход пока доминирует
Организации продолжают осторожничать и все еще внедряют СЭД поэтапно. Почему-то никому не приходит в голову так поступать с электронной почтой – дать адреса только 10% сотрудников, остальные пусть как-нибудь перебьются. Когда-то давно, в начале 90-х так и было – один e-mail на организацию. Но мы-то уже в 21-м веке!
Ведь при постепенном подходе мы получаем совершенно очевидные проблемы на стыках – люди, работающие в СЭД, должны каким-то образом взаимодействовать с теми, у кого ее нет. Значит, по-прежнему, рулят бумажные документы.

Исторические причины
Раньше, в эпоху «клиент-сервер», до появления средств автоматического развертывания приложений типа Microsoft SMS, чтобы установить новое приложение, айтишникам нужно было ногами обойти все рабочие места и установить новую программу каждому пользователю. Да и вообще к компьютеру люди только привыкали, он был далеко не на каждом рабочем столе. (Трудно себе представить, да?) Поэтому внедряли все новое очень-очень постепенно, в силу технических и финансовых ограничений.

Технических ограничений больше нет
Современные СЭД/ECM-системы, как правило, имеют веб-клиента – поэтому процесс развертывания сводится практически к отправке по электронной почте всем сотрудникам ссылки на приложение для документооборота с их логином и временным паролем. В один день можно подключить хоть тысячу, хоть десять тысяч пользователей – и начинайте сразу работать по-новому!

Не пора ли ускорить динамику внедрения?
Рынку СЭД в этом году исполняется 20 лет, и столько же лет работает на нем компания ЭОС. Поэтому неудивительно, что практически все заказчики к внедрению полномасштабных СЭД шли постепенно – вместе с развитием технологии, модернизацией законодательства и ростом уровня зрелости бизнес-процессов. Все начинали с небольших проектов, обычно с автоматизации канцелярии или управления делами, остерегаясь слишком резких изменений.
Первый этап проекта СЭД обычно охватывал не более 5% от общего числа рабочих мест, а до полномасштабного внедрения системы организации проходит 3-5 лет, иногда и больше.
внедрение сэд




Отвечает ли такая динамика сегодняшним темпам бизнеса? Едва ли. Если переход к электронному документообороту растянут на много лет, это означает, что все это время организация либо продолжает работать по-старинке с бумажными документами, либо (что более вероятно в наши дни) возникают какие-то стихийные, теневые системы автоматизации на основе каких-то публичных облачных сервисов или кустарных разработок, которые потом придется заменять на промышленное решение.

Иллюзия минимизации риска на пилотном проекте
Считается, что начав с закупки 1-5% необходимых лицензий, организация минимизирует свои риски, обкатывает технологию и готовится к полному развертыванию. Это справедливо лишь частично — по следующим причинам:
·        Риски, связанные с масштабированием системы никак не проявятся на пилотном проекте.
·        Требования очень узкой группы пользователей (как правило, делопроизводителей) будут спроецированы на все категории сотрудников, что может вызвать проблемы.
·        Усилия на обеспечение параллельной работы — одни подразделения в СЭД, другие нет – будут потрачены впустую.
·        За три года сама система поменяется, вам придется внедрять уже новую версию, которая может сильно отличаться.

Даешь СЭД на всех и сразу!
Новая методология внедрения СЭД должна быть нацелена на быстрое единовременное оснащение всех сотрудников доступом к системе, как это происходит с облачными решениями – социальными сетями и другими сервисами.
Сначала можно дать какие-то простые функции, но всем сразу. Потом можно постепенно добавлять возможности, как это делается, например в Facebook – новая кнопка появляется не мгновенно у всех пользователей, но волнами, чтобы технические службы смогли справится с потоком запросов.
Главное сегодня – это скорость внедрения. Проекты, которые тянутся годами, не могут принести организации пользы, потому что технологии обновляются быстрее. Когда вы закончите внедрение, систему будет пора менять. Так что не затягивайте, выбирайте подходящее решение и начинайте работать!

Comments

( 1 comment — Leave a comment )
kaa_livejournal wrote:
Jul. 29th, 2014 10:27 am (UTC)
И какую СЭД внедрять?
( 1 comment — Leave a comment )

Latest Month

August 2016
S M T W T F S
 123456
78910111213
14151617181920
21222324252627
28293031   

Tags

Powered by LiveJournal.com
Designed by Lilia Ahner