?

Log in

No account? Create an account

Previous Entry | Next Entry

Старый студенческий принцип «сдал — забыл» прочно обосновался в корпоративном документообороте. Как будто пользователей всех рангов, от простого исполнителя до министра, интересует только текущий момент, только новые поступившие документы и задания. Как будто никакого прошлого не существует, все решается здесь и сейчас.

И когда начинаются переговоры о внедрении системы управления документами, очень часто все внимание сосредотачивается на оперативных задачах — нужно документ зарегистрировать, согласовать и исполнить. А дальше трава не расти.
Но система управления документами (ECM) — штука гораздо более мощная и полезная, использовать ее только для оперативных задач значит явно недополучать отдачу от ваших инвестиций. Однако, проектов, где бы ECM-система позиционировалась как инструмент управления знаниями, как система поддержки принятия решений, как хранилище корпоративной памяти все еще мало.

Подразумеваемый сценарий использования системы видимо предполагает, что любой пользователь в любой момент времени обладает всей полнотой информации и ему достаточно лишь взглянуть на документ, чтобы принять решение. Поисковые и аналитические функции редко востребованы. Функции коллективной работы в СЭД, не говоря уж о социальных сетях — вообще табу.

(По крайней мере, создается такое впечатление после прочтения изрядного количества ТЗ на внедрение систем документооборота как в органах власти, так и в коммерческих структурах.)

Что мешает взглянуть на ECM шире?
Всему виной методы управления, унаследованные из прошлой жизни, из до-цифровой эпохи, когда мир был другим, где человеку было «не должно сметь свое суждение иметь», где был мудрый руководитель — царь или директор, который всегда знал что делать.

Складывается довольно парадоксальная ситуация: на своих кухнях мы тоскуем по настоящей демократии, ругаем власть в блогах и на митингах. А как попросят спроектировать систему управления документами и бизнес-процессы, так снова получается жесткая вертикаль, мильон согласований, никаких горизонтальных связей, и множество ограничений.

«А вдруг исполнитель даст поручение руководителю?» Какой конфуз! Давайте специально запрограммируем так, чтоб это было невозможно. Да помилуйте, разве в реальной жизни кто-то будет обращаться через голову? Он тысячу раз подумает, прежде чем решиться на такой шаг. Помните, как долго Штирлиц собирался обратиться напрямую к Борману? Он уж точно бы не стал делать это посредством СЭД, где каждое действие протоколируется. И никто не станет. Так зачем тратить ресурсы, чтобы запретить то, что и так никто не будет делать?

С другой стороны, всем известно, что важные вопросы сначала обсуждаются в курилке. Ну или за чашечкой кофе, там где курить стало не модно. Да-да, это те самые горизонтальные связи, которые тщательно вытравливаются из СЭД. Можно сколько угодно их игнорировать, но они есть и часто только благодаря им организации как-то работают, особенно в нестандартных ситуациях. Так не лучше ли будет включить этот функционал в систему и позволить сотрудникам свободно взаимодействовать чтобы находить решение проблем?

Современные ECM-платформы, такие как SharePoint 2010, были разработаны уже с учетом изменений, происходящих в мире, где активно работают именно горизонтальные связи. Практика ведения бизнеса говорит о том, что сегодня выигрывают динамичные и креативные компании, а не забюрократизированные монстры. Однако свобода и демократия не подразумевают отсутствие дисциплины и контроля. Конечно, в крупной организации порядок необходим, но не стоит доводить эту идею до абсолюта, некоторая доля беспорядка может быть вполне полезна. В общем, все хорошо в меру.

Итак, чем нам в этом деле может помочь ECM?

Первое и самое важное — больше аналитики!
В ECM-системах накапливается огромное количество информации, она должна использоваться для принятия решений. В общей архитектуре ECM должна считаться частью системы поддержки принятия решений, вместе с инструментами Business Intelligence.

Второе — больше динамичности, мобильности и креативности.
Нужно отойти от привычного паттерна «согласование» и посмотреть шире – совместный поиск решения, коллективная работа по проблеме. Ваша ECM это может! Используйте возможности социальных инструментов и взаимодействия.

Что касается бизнес-процессов, то система должна подсказывать, направлять пользователя, но не диктовать жестко. Ведь ответственность за все действия лежит все равно на сотрудниках, а не на бизнес-аналитиках и программистах.

Третье — изменить подход к методам контроля.
Традиционный учет числа исполненных и просроченных документов едва ли эффективен. Сегодня организации переходят к оценке своей деятельности на основе Balanced Score Card и других методик. Данные о работе с документами должны быть частью этой общей картины.

Резюме
Чтобы получить реальную отдачу от внедрения ECM, нужно выйти за рамки концепции автоматизации документооборота и посмотреть шире. Тогда обнаружатся и другие способы использования самой ECM и накопленной в ней информации.
При этом получится, что одна система применяется для множества задач, что однозначно можно считать положительным фактом.

Latest Month

August 2016
S M T W T F S
 123456
78910111213
14151617181920
21222324252627
28293031   

Tags

Powered by LiveJournal.com
Designed by Lilia Ahner