stas_makarov_lj

Объем информации возрастает! Спасайся кто может!

Долой контент хаос!

Нет бардаку в документах!

Повысить контроль исполнительской дисциплины!

Устранить риск утечки информации!

Все призывы подобного рода давно уже перестали работать. Маркетологам, как и властям, пора уже перестать «кошмарить» бизнес. На разнообразных тренингах слушателей учат строить позитивные высказывания, все учебники пропагандируют концепцию win-win, взаимного выигрыша.

Но документооборотчики пока еще продолжают пугать своих клиентов потерей документов, судебными преследованиями, затратами времени на поиск нужной информации и прочим негативом.

К страху привыкают

По данным исследования AIIM, фактор соответствия регулирующим требованиям или комплайенс, перестал играть важную роль при принятии решения о внедрении ECM-системы. Пик его значимости был достигнут в 2007 г. и с тех пор его влияние пошло на убыль.

Это вовсе не значит, что соблюдать требования законодательства стало неважно и закон Sarbanes-Oxley не был отменен. Просто все компании услышали и осознали этот аргумент и сделали для себя какие-то выводы — либо быстро приобрели и внедрили подходящее решение​, либо приняли эти риски и живут с ними.

В России этот фактор никогда и не был значимым в отсутствие аналогичного жесткого регулирования. Заказчики мало склонны инвестировать значительные средства в защиту от рисков, которые может никогда и не наступят. (А скажите, коллеги, многие ли из вас заключили контракт страхования жизни?)

Из этой же серии «страшилки» про информационное цунами, о котором так любят говорить поставщики систем хранения данных. Их интерес в росте объемов информации понятен. Но так ли оно страшно для заказчиков? См. отдельный пост на эту тему http://ecm-community.livejournal.com/158160.html

ECM — только позитивные установки

Давайте будем мыслить позитивно: как наша жизнь станет лучше, когда мы внедрим в своей организации СЭД.

AIIM констатирует, что позитивные факторы начинают иметь больший вес при принятии решения о внедрении ECM. Заказчики предпочитают говорить о повышении эффективности и оптимизации бизнес-процессов.

Начиная с 2009 г значимым становится и фактор обеспечения коллективной работы, collaboration. Скорее всего, его значимость и дальше будет расти, поскольку успех в бизнесе сильно зависит от качества коммуникаций между людьми.

Изменить имидж СЭД

Учитывая эти тенденции, СЭД предстоит измениться. Да-да, я знаю, много слов сказано на тему, что СЭД и ECM это не совсем одно и то же и сам я про это писал неоднократно.

Но примите как факт: СЭД занимает в наших организациях место, которое могла бы занять ECM. В начальный период развития рынка предложение ECM было очень ограниченно и очень дорого, только от западных вендоров. Наши разработчики делали только СЭД. Вот и привыкли клиенты именно к СЭД, и рядом с ней какая-то еще ECM вовсе не нужна. Надо также признать, что термин «ECM» у нас упорно не приживается, так что от родного понятия «СЭД» нам никуда не деться.

Поэтому СЭД придется трансформироваться, чтобы поддержать эти новые тенденции. Как говориться, назвался груздем, полезай в кузов.

Дело не только в том, чтобы дописать к СЭД новые функциональные модули, с этим программисты легко справятся и фактически все уже сделали это. Труднее изменить имидж СЭД в глазах клиентов, перестроить все маркетинговые коммуникации.

Не погонять, а помогать

СЭД воспринимается пользователями как некое «погонялово» - инструмент реализации властных полномочий руководителей и средство контроля за работой сотрудников.

«Система протоколирует все действия пользователя, кто какие документы читал и сколько времени, может подготовить отчет по исполнительской дисциплине, показать, сколько поручений просрочено.» – и, как любят шутить продавцы - «автоматически создать приказ на увольнение».

В общем, Старший Брат, да и только — система все видит и все про всех знает. Кара за любое нарушение неотвратима. Поэтому часто интеграторы и жалуются на саботаж со стороны пользователей — с такой системой никто не хочет работать.

Давайте посмотрим на СЭД/ECM с позитивной стороны:

• Она помогает организовать личное информационное пространство. Нужные документы всегда будут под рукой.

• Она обеспечивает коллективную работу и обсуждение рабочих вопросов в бизнес-контексте. Вам не нужно будет рыться в своем почтовом ящике в поисках какого-то письма, все обсуждения привязаны к документам и поручениям.

• Она помогает быстрее создавать документы по шаблонам. Не надо искать подходящую «рыбу» документа у себя или спрашивать у коллег.

Да, должен признаться, что пугать легче. Трудно даются позитивные высказывания, когда за 20 лет мы привыкли пугать клиентов. Но, черт возьми, они больше нас не боятся! :)

Надо работать над новым имиджем СЭД — системы, которая помогает работать легче.

malceffsergey

ЭОС: ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ EDOCLIB ПО МОДЕЛИ SAAS – ЭТО ПРИНЦИПИАЛЬНО НОВАЯ МОДЕЛЬ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ С ПОЛЬЗОВАТЕЛЕМ

Недавно компания «Электронные офисные системы» (ЭОС) впервые на рынке начала коммерческое предоставление системы ECM-класса eDocLib по модели SaaS (Software as a Service, ПО как услуга). Мы попросили менеджера по продуктам ЭОС Сергея Полтева рассказать, что потребовалось доработать в системе, каким образом было организовано тестирование и с какими вызовами столкнулись в компании при разработке новой «облачной» бизнес-модели. 



В целом это доработки не непосредственно системы, а встраивание системы в новый механизм взаимодействия с пользователем: активация лицензионного ключа, возможность по-другому обратиться в техподдержку, возможность развернуть сервис без нажатия многих кнопок администратором. Все доработки связаны с внедрением нового механизма продаж и поддержки этого решения...

Подробности на ICT-Online.ru

stas_makarov_lj

В любой презентации, посвященной мобильному доступу и удаленной работе, обязательно найдется слайд, где менеджер в костюме или частично без, но обязательно с ноутбуком или iPad'ом в руках сидит под пальмой и что-то там увлеченно делает.

Настала пора воплотить эту концепцию в жизнь, подумал я, отправляясь в отпуск. Обязательств по статьям накопилось куча, другие дела тоже требуют внимания – но понимаю, что совершенно свободного времени все равно никогда не будет, решил отпуск не откладывать. Тем более, что wifi в отеле есть, компьютер и прочие гаджеты — в чемодан и вперед!

И вот, на берегу Красного моря день за днем пишу свои статьи, регулярно отвечаю на почту, веду страницу в Facebook. Все, как в Москве. Только что разве встречи назначаю на после прилета.

Конечно, это в некотором смысле подвиг — в расслабленной обстановке all inclusive надо утром встать пораньше, когда дворники маячат у бассейна, поработать часок-другой пока семья спит сладким сном. Потом надо найти в себе силы не забыться послеобеденным сном и снова сделать что-то полезное для своей страны :)

Давайте серьезно

Мне кажется, что удаленную работу многие не воспринимают всерьез. Это касается и руководителей, и самих работников. Почему-то считают, что смешивать серьезные дела и всякую там dolce vita это моветон. Но работать по три года без отпуска также глупо. И какой смысл в том, чтобы все забыть и на все забить на две недели, когда это реально может навредить вашему бизнесу?

Технические возможности для удаленной работы давно существуют. Все дело, перефразируя профессора Преображенского, не в мобильном доступе, а в головах. Самое главное для продуктивной работы под пальмой — выстроить правильный баланс. Да, какими-то удовольствиями придется пожертвовать. Но если посмотреть трезво, то все равно столько возможностей для отдыха не употребить, как невозможно съесть всю еду и выпить все напитки, которые здесь в изобилии. Дистанционная работа — это, в первую очередь, вопрос самодисциплины.

Личный опыт

Мне в этом смысле повезло. В далеком ныне 90-м году в офисе нашего тогда еще советско-итальянского СП, где я работал программистом, не включили отопление. На дворе уже ноябрь, чай в стаканах замерзает, а батареи никто включать и не думает. Видимо, деть нас было некуда и начальство сказало разобрать компьютеры (AT 286) по домам и продолжить работу. Мы разрабатывали тогда какую-то СУБД для тогда еще МВД СССР, и у каждого был свой кусок работы. Я переводил документацию на UNIX для CDC Control Data, если кто еще помнит такие имена.

И вот, каждое утро надо не ехать в офис, а идти на работу к столу в своей комнате. Слова Freelance и дистанционная работа тогда еще не употреблялись, Интернета и в помине не было. Но был план и его надо было делать, а то ведь зарплату не дадут. Потом наступил 1991-й год, случился путч, ну, дальше вы знаете...

(Сбегал в бар, еще стаканчик анисовой для поддержания творческого процесса :)

В общем, привычка работать в условиях, изобилующих различными отвлекающими факторами, появилась у меня отнюдь не от хорошей жизни. Виноват в этом развал СССР. :)

Как я понимаю, людям нашего поколения, тех, кому ныне 45 +/- лет десять, все же привычнее работать на работе, чем во всяких неожиданных местах. Еще труднее нам не работать, когда можно расслабиться – ей-богу, забавно было наблюдать целую толпу мужчин и женщин в деловых костюмах вокруг бассейна отеля в Диснейленде в Орландо. Они же не отдыхать приехали, а на конференцию. (Я тоже прибыл на ту же конференцию, но смотрел на коллег из бассейна.)

Что говорят аналитики

По данным исследования AIIM, 45% молодых специалистов готовы устроиться на работу, которая оплачивается меньше, но где есть свобода действий, чем на работу с более высокой оплатой и меньшей свободой.

Каждый 4-й из опрошенных молодых работников считает, что отсутствие возможностей дистанционной работы может негативно повлиять о том, чтоб на эту работу устроиться.

30% молодых специалистов считают, что возможность дистанционной работы это правильный метод работы. Работать откуда угодно, иметь доступ ко всему спектру систем, чтоб физическое присутствие не имело решающего значения.

Какое отношение это имеет к СЭД?

СЭД сегодня берет на себя значительный объем функций по управлению организацией. Конечно, есть механизмы замещения, но также есть и вопросы, которые может решить только конкретный человек.

С дугой стороны, есть поручения, которые требуют не столько немедленного реагирования, сколько исследовательской работы и написания отчета. Хотя и то, и другое вполне решаемо в удаленном режиме.

Главное для руководителей — перестать думать, что сотрудник способен работать только в офисе. Некоторые могут работать везде. К сожалению, отличить их по формальным признакам никак не возможно. Поэтому руководителям придется проявлять волюнтаризм в этих вопросах.

Для сотрудников (включая руководителей) — научиться находить баланс между работой и личной жизнью. Возможность работать, сидя под пальмой, еще не означает, что это нужно делать по хотя бы восемь часов в сутки. Иначе ваши со-отдыхающие подвергнуть вас полной обструкции.

Кстати, есть в русском языке слова СО-трудники, СО-ратники, а что касается отдыха — только СО-бутыльники. Так пусть минует вас чаша сия. Отдыхайте культурно, но по мере возможности, не забрасывайте работу. Я думаю, что товарищ Сталин все-таки ошибался, говоря, что незаменимых у нас нет. Бизнес-процессы во многом завязаны на конкретных людей, на их личности. И слишком долгое отсутствие на рабочем месте может быть не слишком полезно.

malceffsergey

Who is Mr Никифоров? Карьера и соратники нового главы Минкомсвязи

Назначение 29-летнего министра информатизации и связи Татарстана Николая Никифорова главой федерального Минкомсвязи вызвало положительную реакцию как в ИТ, так и в телеком-отрасли. Чиновник известен успешными проектами, связанными с электронным правительством в своей республике, а также современными взглядами на развитие телекоммуникаций. В то же время, личность нового министра для большинства является загадкой. Участники рынка находятся в ожидании информации о команде, с которой Никифоров будет… полный текст

Источник: CNews

Имеющая отношение к г-ну Никифорову казанская компания «Системы документооборота» уже разработала СЭД «Практика» (подробности на CNews), на базе которой функционирует единая межведомственная СЭД Татарстана, с недавних пор СЭД «Практика» внедряется и в правительстве Москвы. Что дальше, - вся Россия?

stas_makarov_lj

Очень распространено мнение, что руководителю никакие компьютеры не нужны. Собрал народ на совещание, выслушал доклады, раздал поручения и отдыхай себе до следующего заседания.

Удивительный парадокс мы наблюдаем: чем выше уровень в иерархии управленческой структуры, тем менее деятельность этого уровня обеспечена информационной системой. Руководители в массе своей чураются компьютеров, перекладывая всю работу на аппарат помощников и секретарей. Конечно, играет свою роль и человеческий фактор, многие руководители — люди старшего поколения, но такое объяснение было бы слишком тривиально.

Автоматизация — для рядовых исполнителей

Большинство информационных систем в бизнесе проектируется с целью повышения эффективности и продуктивности оперативной деятельности, в основном нацеливаясь на автоматизацию деятельности рядовых исполнителей. Современные ERP и BPM в этом смысле недалеко ушли от конвейера Генри Форда. В принципе, сюда можно отнести и СЭД, только вместо деталей машин обрабатываются документы.

Эти системы рассматривают руководителя как одну из ролей в бизнес-процессе, хоть и на высшем уровне, но все равно обязывая его выполнять некие действия по предусмотренному сценарию — рассматривать и согласовывать документы в установленные сроки, выдавать резолюции и пр.

Вполне логично, что руководители по мере сил желают отделаться от этой во многом рутинной работы. Тем более что и сами СЭД славятся сложностью и неудобством интерфейса, что еще более усугубляет положение дел. Ситуация начала меняться только в последние годы, но и сейчас проникновение СЭД на уровень высшего руководства находится в начальной фазе, невзирая на почти 20-летнюю историю самого рынка СЭД. (Да-да — мобильные решения и планшеты для руководителей все изменили, но про это чуть ниже.)

Не СЭДом единым!

Конечно, необходимо вовлекать руководителей в оперативный контур управления, но, как говорится, не СЭДом единым управляется компания!

Кроме оперативной деятельности, есть еще вопросы стратегического планирования и корпоративного управления, т. е. участие в деятельности различных коллегиальных органов управления — Советах директоров, Правлениях, комитетах и комиссиях.

На первый взгляд, работа коллегиальных органов вполне может быть автоматизирована средствами СЭД, только нужны другие настройки. Ан нет!

В верхних эшелонах управления происходят совсем другие бизнес-процессы. Там гораздо меньше от «вертикали власти», что реализует классическая СЭД, больше от дипломатии и равноправного взаимодействия.

Новый термин — Board Portals

На рынке появился целый класс решений для поддержки деятельности Советов директоров и других коллегиальных органов корпоративного управления, так называемые Board Portals.

Рынок решений для автоматизации совместной работы коллегиальных органов управления (Board Portals) на текущий момент географически неоднороден. В развитых странах, особенно в США уровень оснащенности компаний такими решениями превысил 50% (по данным исследования KPMG) и заинтересованность компаний в таких решениях растет очень быстро.

Фактор iPad

Довольно неожиданный факт: по данным ComScore среди пользователей смартфонов возрастная группа 45 – 55+ лет составляет почти 30%. Это данные по США и Европе, которые могут быть аппроксимированы на и Россию. Оснащенность российских управленцев планшетами (преимущественно iPad, но не только ими) уже сейчас находится на высоком уровне.

Однако следует учесть, что прошло всего лишь около полутора лет с начала массового использования iPad, за это время бизнес-приложения надлежащего уровня просто не могли быть разработаны. Поэтому потенциал развития в этом направлении просто огромный. Конечно, решения для директоров скорее всего будут создаваться на платформе планшетных компьютеров, поскольку это реально удобно.

Новый рынок — новые лидеры

Примечательно, что среди лидеров этого нового сегмента рынка нет никого из грандов ECM. Конечно, этот рынок не столь массовый, потому что начальников обычно все-таки меньше, чем исполнителей. (Хорошо, что ситуация, когда на одного мужика приходится два генерала это только сказка.)

За повышение качества корпоративного управления!

Так могла бы называться заводская многотиражка, если бы ИТ-системы делались на заводе. Но серьезно: от качества корпоративного управления во многом зависит успех компании. Члены Совета директоров или Правления должны быть обеспечены адекватной и актуальной информацией по всем вопросам повестки дня. К тому же при нынешней динамичной жизни трудно собрать всех вместе, поэтому приходится проводить заочные заседания или использовать удаленный доступ.

До, во время и после заседания

Формирование повестки дня заседания — отнюдь не формальная процедура. Прежде чем вынести какой-то вопрос на заседание, может потребоваться довольно интенсивное предварительное обсуждение и дискуссия. Кроме того, нужно

• До заседания - обеспечить возможность удобного ознакомления с материалами предстоящего заседания;

• Во время заседания — обеспечить трансляцию презентаций и докладов на планшеты или компьютеры участников, также необходимы функции обмена мнениями и обязательно — электронного голосования;

• После заседания — составление протокола и контроль исполнения решений.

Поэтому всем коллегиальным органам управления была бы полезна специализированная система, которая все эти режимы реализует и обеспечивает прозрачное взаимодействие с СЭД — ведь принятые решения должны разойтись поручениями сначала топ-менеджерам и далее вниз по цепочке. Также и контроль исполнения реализуется только в связке с СЭД и другими корпоративными системами, в первую очередь ERP.

И еще раз — почему бы не нагрузить всем этим нашу СЭД?

Во-первых, в СЭД все равно нет таких функций, кроме управления документами;

Во-вторых, никакие доводы о надежности разграничения доступа не будут на 100% убедительными. Для руководства будет спокойнее, если их документы будут храниться в отдельной системе.

В-третьих, (и это самое главное) — в продвижении таких решений ключевую роль играют не технические преимущества, а экспертиза и знания. Нужна очень четкая сфокусированность на проблемах корпоративного управления, и эта экспертиза у поставщиков СЭД и их партнеров отсутствует.

Что будет на рынке?

Скорее всего, как и в других сегментах ИТ, мировой рынок последует американскому примеру. Появятся специализированные решения для поддержки деятельности коллегиальных органов управления, которые будут тесно интегрированы с СЭД/ECM.

Некоторые разработчики СЭД попытаются сделать такие решения самостоятельно, но они будут успешными только в случае привлечения в качестве поставщиков задачи профессиональных управленцев.

Прогноз — в течение 3-5 лет все ведущие компании оснастят свои Советы директоров и Правления подобными решениями. Это значит, что пора уже этим рынком заниматься.

stas_makarov_lj

Со всех сторон только и слышно, что угрозы безопасности растут. Облачные технологии — небезопасны. Мобильные технологии для корпоративных данных — ни-ни. Социальные сети на работе — запретить!

И при этом все продолжают всем этим пользоваться, в том числе и по рабочим вопросам, пересылая конфиденциальные документы через почту Gmail, или обсуждая условия сделки по Skype. Почему люди так явно пренебрегают правилами безопасности?

Да просто потому что мир изменился. Сами эти правила и политики безнадежно устарели. Прежний параноидальный подход к защите информации и разграничению доступа больше не работает, пора принять это как факт и перестать пытаться воспроизводить режим секретности в духе ВЧК.

Вот, например, цифры из аналитического исследования, которые привел Эндрю Грэхэм из AIIM на прошедшей конференции Докфлоу: для 80% респондентов в возрасте от 18 до 30 лет легче найти ответы в Интернет, чем во внутренних информационных системах компаний. В более старших возрастных категориях цифры меньше, но не сильно: 73% для среднего возраста (31-45 лет) и 64% среди сотрудников старше 45 лет.

Это говорит о том, что настоящих секретов очень мало, поэтому прежде чем заниматься защитой информации, стоит подумать — а стоит ли она того?

Пример князя Святослава

Обычно, военные планы было принято держать в строгой секретности, так было даже в былинные времена, когда богатыри берегли землю русскую, а в лесах водились соловьи-разбойники. Но князь Святослав этим обычием пренебрегал и открыто предупреждал своих врагов. Помните его знаменитое «Иду на вы!»? И ведь такая открытость ничуть не повредила его военным успехам.

Так почему нынешние корпорации настолько озабочены соблюдением секретности, что тратят на это горомные бюджеты? Вполне возможно, что причина заключается в том, что в 50-е годы в бизнес пришло поколение, пережившее Вторую Мировую войну. У этих людей просто не было никакого другого опыта, кроме военного, поэтому они и постролили корпорации (а в СССР — народное хозяйство) по военному образцу, со строгой иерархией и секретностью.

Порой это выглядит просто смешно — во многих компаниях прайс-лист считается конфиденциальным документом. Представьте, если бы в магазине прежде чем показать вам ценник, просили бы подписать NDA.

Пример Wikileaks

И где же эти чемоданы компромата на всех и вся? Шуму поначалу было много, а потом всем просто надоело. Честно говоря, даже гуглить неохота, чтобы узнать, чем эта история закончилась. Главное и так очевидно: Мир не перевернулся. Похоже, нет таких тайн, разглашение которых глобально что-то меняет. Поэтому стоит пересмотреть отношение к защите информации в целом, с учетом сложившихся реалий.

Поколение Facebook

Почему вдруг столько разговоров о соцсетях и попытки привнести это в бизнес-среду? Все просто — в жизнь уже вступило другое поколение, которому корпоравтивные ценности, основанные на военных традициях не кажутся столь ценными.

Но за то они ценят свободное общение без лишних барьеров, возможность гибкого графика и дистанционной работы ценят больше, чем более высокий оклад и обязательный дресс-код. По данным исследования Cisco, таких соискателей сегодня уже 45%. Недавнее IPO Facebook, которое стало самым масштабным за историю биржи вполне убедительно показывает, что эти новые ценности имеют и адекватное денежное выражение.

Продолжать игнорировать их и по-прежнему проектировать информационно-закрытые системы с чрезвычайно усложненной схемой разграничения доступа может оказаться крайне невыгодно для бизнеса. Снова обратимся к докладу AIIM на Докфлоу: Корпорации, которые используют новые технологии взаимодействия увеличли свою выручку на 19% в среднем. Компании, которые их не используют показали противоположную динамику. Их выручка уменьшилась на 32,7%.

Пора признать очевидное: сетевая модель управления эффективнее, чем «вертикаль власти».

Какие плюсы для вашей ECM-системы

ОК, это все теоретические размышления. Как это влияет на документооборот?

• Прямая экономия от сокращения расходов на имитацию режима секретности. Не имеет смысла охранять то, что на самом деле тайной не является.

• Устранение лишних барьеров внутри организации ускорит распространение информации и обмен знаниями. Пользы от этого больше чем вреда. Старый принцип «доведено до исполнителя в части его касающейся» пора сбросить со счетов.

• Нужно провести переоценку рисков и переработать модель угроз и модель нарушителя с учетом современных реалий. Стоит больше опиарться на здравый смысл и сложившуюся практику, чем на РД (Руководящие документы) неизвестно какой давности. (Естественно, это не касается той информации, которая по закону должна охраняться. Охраняйте ее теми методами, которыми предписано, если даже они и устарели.)

ECM вполне может брать на себя значительно большую нагрузку, чем просто управление документооборотом и примеры таких решений уже есть (см. статью «Может ли ECM быть ИТ-сердцем компании»). Но для этого нужно избавиться от груза ограничений прежней парадигмы.

stas_makarov_lj

Мы с тобой погибли от информационной войны.

Информационный взрыв—бумажный тигр.

--- Андрей Вознесенский

На минувшем Докфлоу представитель AIIM рассказывал притчу о том, какую награду от императора потребовал себе изобретатель шахмат. Он попросил положить на первую клетку шахматной доски одно зернышко риса, на вторую — два, на третью — четыре и так далее. Итого получилось бы сумма N первых членов геометрической прогрессии: , в общем, очень много. У императора не было столько риса, а фьючерсами в те времена не торговали. На том история и закончилась.

По мнению аналитиков AIIM, информация растет теми же темпами и мы сейчас находимся примерно на середине шахматной доски, если продолжить эту аналогию. Дальнейший рост может вызвать перегрузку наших информационных систем.

У изобретатаеля шахмат не было умысла разрить императора, он лишь хотел показать волшебство математики. Поэтому они вполне могли пойти на мировую. Но ни один человек, даже очень важный, не может остановить процесс роста информации.

Давайте поглядим на это вооруженным глазом

Для начала посмотрим на корпоративный сектор и системы электронного документооборота в первую очередь. Да, положительная динамика наблюдается. Например, в ТЗ на СЭД уровня федеральной службы закладывают 15% ежегодный рост потока документов, что, пожалуй, близко к правде. И даже этот рост не стоит экстраполировать в будущее бесконечно, он должен остановиться, когда завершится переход от бумажного к электронному документообороту и система будет оптимизирована.

Алексей Попов, директор департамента информационных технологий и связи правительства РФ, говоря о переходе к электронным госусулугам отметил, что было выявлено 337 услуг, которые требуют обмена сведениями между органами госвласти. При этом в документообороте участвуют 988 наименований документов, а 250 документов вообще были исключены, когда сами ведомства стали задумываться о том, что им придется собирать их самостоятельно, а не требовать от заявителей.

То есть, рост потока документов заставляет нас задумываться об их целесообразности. И скорее всего эта тенденция к де-бюрокартизации станет усиливаться. Я далек от иллюзий, что бюрократы перевоспитаются и осознают все бесполезность своей деятельности для общества. Движущим фактором этого процесса будет рост доли меж-системного взаимодействия, когда человек будет из процесса исключен. Например, Росреестр очень настроен идти по этому пути.

Начальник — тоже человек!

Ограничивающим фактором для безудержного роста документооборота будет предел физических возможностей человека. И этот предел на самом деле уже сегодня достигнут — ни один руководитель не может прочитывать и анализировать большее число документов, чем он это делает сейчас.

Резервы оптимизации

Конечно, есть еще над чем поработать и законодателям и нашей ИТ-индустрии. В частности, обсуждается проект единого платежного документа — чтоб по каждой операции не нужно было отдельно иметь счет, акт, накладную, счет-фактуру. Пока рано говорить, когда это будет решено, но главное что есть резерв для сокращения количества первичных документов.

Банки уже давно отказались от бумажных платежек и ежедневных выписок по счетам. Запись в базе данных гораздо компактнее. Почему бы не расширить эту практику на типовые договора, особенно когда дело касается розничных клиентов. Ведь сейчас чтобы оформить самый мизерный кредит нужно изготовить и подписать штук десять различных документов, да еще во многих экземплярах. Допустим, сегодня так требует закон, но (как мы знаем) законы тоже меняются. В реальности это всего лишь традиция — попытка воспроизвети процесс работы с клиентом в том виде, как он существовал в до-компьютерную эпоху.

Ведь нет никакого смысла печатать и хранить миллионы совершенно одинаковых листов с одинаковым текстом. (И уж точно совершенно было бы лишним их сканировать.) Однако, это пока делается.

Несомненно, что эти вопросы будут как-то решаться. Не все сразу, конечно, но обязательно будут.

Значит нас зря пугают аналитики?

Если рассматривать вопрос в контексте корпоративных СЭД — то скорее всего бояться информационного цунами не стоит. Более реалистичная картина предполагает некоторый рост на уровне 15% в год с выходом на плато.

Официальная переписка никакого информационного взрыва не даст, по этой части можно не беспокоиться.

Не СЭД'ом единым жив ECM!

Основной источник роста объемов информации сегодня — это пользовательский контент, в первую очередь видео и фото. Текстов тоже порождается довольно много, если учесть всеь объем переписки в социальных сетях. Вся эта масса практически неструктурирована и неуправляема.

Если проецировать эти тенденции на корпоративный сектор, то в первую очередь зоной риска могут оказаться сервера SharePoint, если в компниях не будет продуманной политики по управлению информацией и не будут разработаны таксономии для ее классификации и последующего поиска.

Такие удобные и безразмерные облачные сервисы могут тоже таить угрозу — если компания утратит контроль над размещением и хранением там документов, то счета за услуги могут значительно вырасти. Но какой смысл вам платить за неизвестно что?

Консьюмеризация ECM. Возможно ли это?

Нынешние ECM системы все-таки «заточены» на корпоративный сектор. Для дома их не используют. В общем-то просто по причине их сложности. Пока личной информации было относительно мало, люди обходились (и пока продолжают обходиться) обычными файловыми сервисами, раньше локальными, сейчас — уже облачными.

Но как они были «файловыми помойками», так ими и остались. Когда мы перейдем на вторую половину шахматной доски (из притчи об императоре и изобретатаеле шахмат), то и обычным пользователям, как мы говорим, физлицам, тоже понадобятся более продвинутые сервисы для управления своей информацией. Пока индустрия ECM не готова что-либо им предложить. Но скорее всего такие решения начнут появляться.